Check-list documents prof primaire - 82 cases à cocher

La première raison est juridique. En cas de visite IEN, en cas d'incident avec un élève ou en cas de question d'un parent, certains documents font foi : registre d'appel signé demi-journée par demi-journée, copie du PAI accessible, autorisation parentale pour la sortie. Si tu ne les as pas, c'est ta responsabilité professionnelle qui est engagée. Une check-list te garantit que tu n'oublies pas l'essentiel.

La deuxième raison est pratique. Sans check-list, tu fonctionnes en mode réactif : ta direction te demande un document en mars, tu le cherches, tu le retrouves trois jours plus tard. Avec une check-list, tu fonctionnes en mode anticipé : tu sais en septembre que la sortie scolaire de mai doit être déclarée en mars, donc tu prépares ton dossier en février. Tu reprends 5 à 10 heures sur l'année.

La troisième raison est de bien-être professionnel. Le métier de PE est cognitivement chargé : tu retiens 25 prénoms, 25 niveaux, 5 plans personnalisés, 8 disciplines, 3 conseils de maîtres dans le mois. Si en plus tu dois te souvenir des documents administratifs, ta charge mentale explose. Externaliser cette charge dans une check-list papier libère de l'espace mental pour la pédagogie.

Tous les documents que tu manipules en classe ne sont pas du même niveau juridique. Certains sont strictement obligatoires : registre d'appel (article R.131-5 du code de l'éducation), affichage des emblèmes nationaux et de la devise depuis la loi 2019-791 du 26 juillet 2019, plan particulier de mise en sûreté (PPMS) encadré par la circulaire du 8 juin 2023, livret scolaire unique (LSU) imposé par l'arrêté du 31 décembre 2015. Ne pas les tenir t'expose à une mise en demeure de ta hiérarchie.

D'autres documents sont fortement recommandés sans être formellement obligatoires : le cahier journal et les fiches de préparation, par exemple. Aucun texte ne te les impose explicitement, mais ta direction et l'IEN les attendent comme tracé pédagogique en cas de remplacement, en cas de visite, en cas de question parentale. Ne pas en tenir te fragilise sans te mettre en faute. La plupart des PE en font, simplement parce que ça aide à tenir le cap.

Enfin, certains documents relèvent de la coutume locale ou du projet d'école : tableau de comportement, carnet de liaison, cahier de poésies, classeur de pratique. Aucun cadre juridique ne te les impose. Ils sont utiles ou pas selon ton style et ta classe. Garde cette grille en tête en parcourant la check-list, pour prioriser ton énergie sur ce qui compte vraiment.

Le PAI, projet d'accueil individualisé, concerne les élèves avec un trouble de santé ou une allergie. Il est rédigé par le médecin scolaire en lien avec la famille et toi. Tu en gardes une copie en classe, accessible immédiatement, et tu connais le protocole d'urgence (asthme, allergie alimentaire, épilepsie, diabète). Les nouveaux PAI s'appuient sur la circulaire du 10 février 2021, qui a remplacé la circulaire 2003-135 du 8 septembre 2003.

Le PPRE, programme personnalisé de réussite éducative, concerne les élèves en difficulté scolaire passagère. Il est écrit par toi avec la famille, fixe des objectifs sur 6 à 8 semaines, et fait l'objet d'un bilan à son terme. Le PAP, plan d'accompagnement personnalisé, concerne les élèves avec un trouble des apprentissages diagnostiqué (DYS principalement). Il est encadré par la circulaire 2015-016 du 22 janvier 2015 et nécessite un avis du médecin scolaire.

Le PPS, projet personnalisé de scolarisation, concerne les élèves en situation de handicap reconnu par la MDPH. Il est décidé en CDAPH (commission des droits et de l'autonomie des personnes handicapées) et peut prévoir une AESH, du matériel adapté, une orientation ULIS. Il suit l'élève toute sa scolarité. La règle simple : PAI pour la santé, PPRE pour la difficulté scolaire, PAP pour les troubles des apprentissages, PPS pour le handicap. La check-list te redonne cette grille à chaque rentrée.

Le PPMS, plan particulier de mise en sûreté, est unifié depuis la circulaire du 8 juin 2023 : un seul document couvre les risques majeurs (incendie, inondation, accident industriel) et la menace attentat-intrusion, en remplacement des deux PPMS séparés issus de la circulaire 2015-205 du 25 novembre 2015. Chaque école doit avoir un PPMS à jour et le tester. Deux exercices PPMS sont obligatoires chaque année, en plus des exercices d'évacuation incendie réguliers (article R.4227-39 du code du travail, au moins un exercice tous les six mois, la pratique en école étant un exercice par trimestre).

Le DUERP, document unique d'évaluation des risques professionnels, est une obligation issue du décret 2001-1016 du 5 novembre 2001. Il liste les risques professionnels auxquels les personnels sont exposés (TMS, stress, agression verbale, risque biologique). Il est tenu par le directeur, mis à jour chaque année et accessible aux personnels. En tant que PE, tu peux y contribuer en remontant un risque à ton directeur (par exemple un sol glissant dans le couloir).

Le registre de sécurité consigne tous les contrôles techniques de l'école : vérification des extincteurs, contrôle électrique, contrôle gaz, contrôle des aires de jeux. Il est tenu par le directeur ou par le maire (propriétaire des locaux). Tu n'as pas à le rédiger, mais tu dois savoir qu'il existe et où il est rangé, en cas d'incident. Le registre de signalement d'un danger grave et imminent est ouvert à tout personnel : tu peux y consigner par écrit une situation que tu juges dangereuse, et l'administration doit y répondre par écrit.

Le LSU, livret scolaire unique, a remplacé les anciens livrets papier en 2016. Il est obligatoire et numérique. Tu y consignes les acquis des élèves à chaque fin de période (3 fois par an au minimum) et à chaque fin de cycle (en CE2 puis en CM2). Le LSU suit l'élève du CP à la 3ème et est consultable par les enseignants suivants. Il est encadré par le décret 2015-1929 du 31 décembre 2015 et l'arrêté du 31 décembre 2015.

Le cahier de textes est obligatoire en collège et lycée depuis la circulaire 2010-136 du 6 septembre 2010, mais pas en école primaire. En primaire, c'est ton cahier journal ou ta progression détaillée qui en tient lieu. Si ton école utilise un ENT (espace numérique de travail) comme ONE, ProNote ou Beneylu, tu peux y déposer le travail de la semaine, mais ce n'est pas une obligation réglementaire en primaire.

ONDE, outil numérique pour la direction d'école, est l'interface utilisée par les directeurs pour gérer les inscriptions, les radiations, les passages au collège. Tu n'y as pas accès en tant que PE, mais ta direction y entre les fiches de renseignements que tu collectes en début d'année. Cela explique pourquoi ces fiches sont importantes : elles alimentent le système national.

Le conseil d'école se réunit obligatoirement 3 fois par an, une fois par trimestre. Il réunit le directeur, les enseignants, les représentants des parents élus, le maire ou son délégué, l'IEN ou son représentant. Il est encadré par les articles D.411-1 à D.411-9 du code de l'éducation. L'ordre du jour doit être transmis 8 jours avant. Un relevé de décisions est diffusé après. Tu y assistes même si tu n'es pas élu représentant : c'est une obligation de service.

L'équipe éducative se réunit à la demande du directeur autour d'un élève qui pose problème (difficulté scolaire persistante, comportement, situation familiale). Elle réunit le directeur, l'enseignant de la classe, la famille, le RASED si l'école en a un, parfois le médecin ou la psychologue scolaire. Elle est encadrée par l'article D.321-16 du code de l'éducation. Elle peut déboucher sur la mise en place d'un PPRE.

L'ESS, équipe de suivi de scolarisation, ne concerne que les élèves avec un PPS. Elle est animée par l'enseignant référent ASH et réunit la famille, l'enseignant de la classe, l'AESH, parfois les services de soin. Elle se réunit au moins une fois par an. Le conseil de cycle (PE du même cycle dans l'école) et le conseil école-collège (PE du CM et collègues du collège de secteur) complètent le tableau. Tu retrouves dans la rubrique 7 de la check-list la fréquence attendue pour chaque type de réunion.

Tous les documents n'ont pas la même durée de conservation. Le registre d'appel se conserve 5 ans (instruction DAF DGP n. 2017-01 sur l'archivage des documents scolaires). Le LSU est numérique et reste disponible jusqu'à la fin de la 3ème. Les PPS suivent l'élève toute sa scolarité, donc tu transmets à l'école d'accueil ou au collège à la sortie de CM2. Les PPRE et PAP non reconduits peuvent être archivés un an après leur fin.

Les copies de PAI doivent être transmises au PE qui prend l'élève l'année suivante : c'est une condition de continuité du soin. Tu profites de la passation de fin d'année pour faire le point avec ton ou ta collègue. Les autorisations parentales (sortie, droit à l'image, autorisation APC) ont une durée de vie d'un an scolaire : elles sont rejouées chaque rentrée.

Les comptes rendus de conseil d'école et conseils de maîtres se conservent au moins 5 ans dans le classeur de l'école. Les bilans de projet d'école se conservent jusqu'au prochain projet (en général 4 ans). Les documents budgétaires de la coopérative se conservent 10 ans. Pour ton confort personnel, mets une boîte à archives par année scolaire dans un placard sec, étiquetée avec l'année. Tu y reviens quand un parent te demande une attestation 3 ans plus tard, ou quand l'IEN te demande de retracer un cas.